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關于規范來文來電辦理流程的意見

關注:379發表時間:2018-03-16 09:59:58

  為進一步做好市政協機關來文來電辦理工作,使收文辦理更加嚴謹規范、順暢及時,使辦件、閱件合理分流并暢通流轉,更好地辦理相關事項和發揮文電效用,對來文來電的辦理流程提出如下意見。


  一、收文、登記與分流


  市政協辦公室文書要做到文電隨來隨收、隨登記。緊急公文應注明簽收的具體時刻。登記的內容一般包括:收文日期,來文字號、單位、標題、密級、緊急程度,收文順序號、處理過程及結果等,并做到及時、準確。同時,來文來電先交由秘書處長進行鑒別與分流,需要辦理的轉入辦件處理流程,只需閱知的轉入閱件處理流程,再由文書交給辦公室分管主任提出擬辦意見。以上工作一般應在收文后1小時之內辦結,急件應即時辦理。


  二、辦件處理流程


  1.附加文件(材料)承辦記錄單。確定為辦件的,文書要及時附加《文件(材料)承辦記錄單》,并在相應欄目中打印清楚來文單位、時間、文號、密級、編號、內容提要等。然后送領導簽署擬辦意見,擬辦意見由辦公室分管副主任或主任簽署,也可由秘書長簽署。以上工作一般應在收文后1小時之內辦結,急件應即時辦理。


  2.簽署擬辦意見。擬辦意見應按來文主送單位和政協工作分工提出。來文來電中標注閱知者的,按標注送簽、送閱。未標注閱知者的重要來文來電,請主席、相關副主席,秘書長,有關委辦閱示、閱知,并寫明承辦委辦或承辦人。其他文電方面視情況提出擬辦意見。以上工作一般應在收文后1小時之內辦理,急件應即時辦理。


  3.分送與批辦。擬辦意見簽署之后,文書要及時按領導排序由后至前分送相關領導同志閱示(秘書長→相關副主席→主席),同時,可復印的復印后轉送相關委辦負責人或具體承辦委辦。應閱示領導不在辦公室時,可電話告知或按規定送達所在地閱示,也可先越過送簽。時限較急的會議、活動通知,可先電話通知,再送書面通知。對有辦理時限的文電,文書或辦公室領導、秘書長要對有關領導進行提示。閱批意見,以職務排序在前的為準。


  4.承辦與催辦。領導批辦完畢后,文書要及時將文電轉送具體承辦委辦或承辦人。需要形成文字材料的,承辦人要在委辦主任領導和秘書長協調下及時擬定,經秘書長簽字同意后,報分管副主席或主席審批。對于來文來電的辦理情況,秘書長或者辦公室領導應根據緊急程度,及時跟蹤催辦承辦人迅速辦理,承辦人承辦結束后,應在承辦結果欄內簽署落實情況,然后送交文書。


  5.辦結與歸檔。來文來電辦結后,文書應及時跟蹤文件去向,確認落實完畢后,交秘書長審核簽字后歸檔。


  三、閱件處理流程


  1.附加來文來電傳閱單。確定為閱件的,文書要及時附加《文件(材料)傳閱單》,并在相應欄目中打印或填寫清楚來文單位、字號、密級、編號、報送日期等。先送辦公室分管領導認真閱讀,并標記出重點提示內容,以提高委領導閱文效率。然后分送領導同志閱知。如需要相關委辦閱知的,秘書長應在傳閱單內添加委辦名單,或者按照相關副主席或主席批示意見辦理。以上工作一般應在收文后半天之內辦結,急件應按時或在1小時之內辦結。


  2.送閱與流轉。文件內容有側重的應單獨傳閱,即先送主管領導,再送其他領導。然后,再按領導排序由前至后分送領導同志閱知。文件應隨來隨傳,不應積壓或等待匯總后再集中傳閱。應閱者不在辦公室時,可依次先送下一位應閱者,等被越過者到辦公室后再送閱。


  3.傳閱與回收。一般每個文件只在應閱者處停留1天,領導要求延長時間的,可再停留1天。需要延長1天以上的,可在所有應閱者傳閱完畢后,再回傳該閱者。對于急件,一般每個文件在閱者處停留應不超過2小時,文書應及時詢問閱畢與否,以便按時下傳。被傳閱的文件應按保密等規定按時回收保存,再按時送閱。密級文件不得違規帶出辦公室或隨意改變留存方式。除特殊情況外,文件不得橫傳。


  4.閱件歸檔。對于傳閱完畢的文件,文書應及時加以鑒別。凡領導同志對閱件有批示,需要進一步辦理的,應及時重新轉入辦件處理流程進行辦理。對于無需辦理的文件,文書應及時進行確認,并辦理好歸檔等善后工作。要做到認真負責,確保不誤傳、延誤、漏收和丟失文件。



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